L’hôte / L’hôtesse chez Workshop17 est au cœur de notre service d’accueil, et constitue le premier point de contact pour nos membres et invités. Il/elle veille à ce que toute personne passant par notre espace bénéficie d’une expérience chaleureuse, authentique, accueillante et efficace.
Avoir un excellent esprit d’équipe et accompagner agréablement nos membres dans la résolution de questions opérationnelles et administratives est une priorité absolue.
Une partie essentielle du rôle consiste à s’assurer que le passage de tout invité chez Workshop17 se fasse sans friction.
En tant que visage de Workshop17, l’hôte / l’hôtesse idéal(e) doit faire preuve d’un comportement amical, énergique, poli et accessible, avec la capacité de fournir un service 5 étoiles à la manière Workshop17.

Responsabilités principales :

Accueil

• Premier point de contact pour les membres et invités entrant dans le lieu.

• Accueil / salutation et enregistrement des membres, et information de l’arrivée des invités.

• Aide aux membres et invités pour la réservation de salles de réunion et résolution des questions opérationnelles et administratives.

• Organisation du stationnement et d’autres services selon les besoins des clients.

• Gestion de l’accueil et des appels téléphoniques.

• Réception des colis et tri du courrier.

Gestion de l’espace

• Veiller à ce que l’espace soit toujours propre, bien rangé et conforme aux procédures standards. Donner des instructions à l’équipe de nettoyage si nécessaire.

• S’assurer que les salles de réunion soient prêtes et préparées à temps pour les réservations des membres.

• Fournir une assistance de premier niveau pour l’audiovisuel et l’informatique.

• Identifier les problèmes nécessitant une maintenance.

Dépannage et communication

• Être disponible sur tous les canaux de communication internes (Zulip / email / téléphone / Zammad) pour assurer une remontée rapide des préoccupations des clients et collègues concernant l’espace.

Administration

• Utiliser les systèmes de Workshop17 pour effectuer des réservations de salles de réunion et de conseil.

• Fournir des devis pour des demandes simples.

• S’assurer que toutes les données concernant l’utilisation de l’espace et les membres soient correctement enregistrées dans nos systèmes.

• Enregistrer les nouveaux prospects dans notre CRM.

• Planifier les visites du site pour le responsable de site.

Support aux membres

• Assurer l’onboarding et l’offboarding des membres et clients selon les procédures standards.

• Être la personne de référence pour les questions des membres et clients.

• Traiter les demandes dans la mesure du possible et transmettre celles nécessitant un suivi à d’autres personnes. Assurer le suivi jusqu’à la résolution complète.

Gestion des stocks et fournitures

• Gérer les stocks et s’assurer que les fournitures de bureau soient commandées chaque mois.

• Gérer les coûts liés à ces articles.

Qualifications / Expérience idéales

• Formation pertinente (ex. : Service Client, Accueil / Réception, etc.)

• 1 à 2 ans d’expérience dans le coworking / hôtellerie / service client

• Capacité à gérer plusieurs demandes à la fois, à travailler efficacement dans un environnement dynamique, et à répondre rapidement aux demandes des membres

• Attitude dynamique, positive, mature et professionnelle

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement rapide

• Sens du détail

• Capacité à travailler sous pression et avec une diversité de personnalités

• Excellentes compétences en communication

• Maîtrise des outils numériques et systèmes en ligne

• Capacité à communiquer clairement avec une variété de parties prenantes, internes comme externes

• Bonne connaissance des tendances et évolutions du secteur