Avoir un bon esprit d’équipe et assister nos membres avec amabilité dans la résolution de questions opérationnelles et administratives est une priorité absolue.
Une partie essentielle du rôle consiste à veiller à ce que le séjour de tout visiteur chez Workshop17 soit aussi fluide que possible.
En tant que visage de Workshop17, le/la Réceptionniste idéal(e) doit faire preuve d’une attitude chaleureuse, énergique, polie et accessible, avec la capacité de fournir un service 5 étoiles conforme aux standards Workshop17.

Responsabilités principales :

Accueil

• Être le premier point de contact pour les membres et visiteurs passant par le site.

• Accueillir, saluer et enregistrer les membres, informer les membres de l’arrivée de leurs invités.

• Apporter un soutien aux membres et visiteurs pour la réservation de salles de réunion et la résolution de questions opérationnelles et administratives.

• Organiser le stationnement et les autres services selon les besoins des clients.

• Gérer la zone d’accueil et les appels téléphoniques.

• Réceptionner les colis et trier le courrier.

Gestion de l’Espace

• S’assurer que le site est toujours propre, rangé et conforme aux procédures standards. Donner des instructions à l’équipe de nettoyage si nécessaire.

• Veiller à ce que les salles de réunion soient prêtes et préparées à temps selon les réservations.

• Fournir un premier niveau de support audiovisuel (AV) et informatique.

• Vérifier régulièrement l’espace pour détecter d’éventuels problèmes de maintenance.

Résolution de Problèmes & Communication

• Être disponible sur tous les canaux de communication internes (ex. : Zulip / mail / téléphone / Zammad) pour permettre une remontée rapide des préoccupations des clients ou collègues concernant l’espace.

Administration

• Utiliser les systèmes Workshop17 pour effectuer les réservations de salles de réunion.

• Fournir des devis pour des demandes basiques.

• S’assurer que toutes les données concernant l’utilisation de l’espace et les membres sont correctes dans les systèmes.

• Enregistrer de nouveaux prospects dans notre CRM.

• Planifier les visites de site pour le Location Manager.

Support aux Membres

• Effectuer l’intégration et la sortie des membres et clients selon les procédures standard.

• Être la personne de référence pour répondre aux questions des membres et clients. Traiter les demandes dans la mesure du possible, ou les transmettre aux personnes compétentes. Assurer le suivi pour garantir que toutes les demandes soient traitées.

Gestion des Stocks et Fournitures

• Gérer l’inventaire et s’assurer que les fournitures de bureau soient commandées chaque mois.

• Gérer les coûts associés à ces articles.

Qualifications, Compétences et Expérience :

• Qualification pertinente (ex. : Service Client, Accueil/Réception, etc.).

• 1 à 2 ans d’expérience dans le secteur du coworking, de l’hôtellerie ou du service client.

• Capacité à gérer plusieurs demandes, à travailler efficacement dans un environnement dynamique et à répondre aux besoins des membres/clients.

• Attitude positive, dynamique, mature et professionnelle.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement rapide.

• Sens du détail.

• Capacité à travailler sous pression et à interagir avec des personnalités variées.

• Excellentes compétences en communication.

• Aisance dans l’utilisation de divers systèmes en ligne.

• Capacité à communiquer clairement avec un large éventail d’interlocuteurs internes et externes.

• Connaissance et compréhension des tendances et évolutions du secteur.

• Résider dans le Nord serait un avantage.